hAz más fácil Tu importación

Una de las batallas más habituales con la que se encuentran los importadores es la de comunicarse con su proveedores chinos. Los malentendidos suelen aparecer principalmente dentro del proceso de fabricación.  A menudo, ocurren debido a los conceptos erróneos persistentes sobre la fabricación.

Los problemas pueden surgir desde la escasez de especificaciones que le aportan al proveedor hasta querer negociar un precio demasiado bajo, lo que como ya hemos visto en alguna ocasión repercute en el producto final. Si alguna vez os habéis sentido identificados con estas situaciones, os será de gran ayuda los siguientes puntos.

Menos y mejor

Un error habitual es avasallar a nuestro proveedor con una gran cantidad de correos electrónicos, en un periodo de tiempo relativamente corto, y la situación empeora, si los correos presentan errores ortográficos, pues nuestras relaciones comerciales se van a desarrollar en inglés.

Aunque el inglés de nuestro proveedor sea excelente, en multitud de ocasiones por comodidad, traducirá nuestro texto a su idioma para una comprensión más sencilla.

Por lo tanto, es preferible, reducir el número de correos y cada uno con un tema, para evitar confusión por parte de su proveedor. Además, le recomendamos utilizar frases cortas y sencillas, así como el uso de listas numeradas las cuales aportan gran claridad al texto.

utiliza medios más cercanos

El correo es una herramienta vital, en las relaciones comerciales, pero presenta la pega de que la comunicación no es simultánea por lo que, para resolver cualquier problema, necesitará más de un correo cuando habría bastado con una corta llamada telefónica. Motivo por el cual, será conveniente obtener el número de nuestro proveedor para así poder solucionar problemas puntuales o de mayor dificultad.

Redundamos en la idea de que lo más conveniente es simplificar el mensaje, no por problema de compresión, sino porque nuestro proveedor, pueda entender con un simple vistazo al mensaje, cual es el contenido de este y los siguientes pasos que debe dar. Lo que lograremos con esto, es agilizar la importación de nuestro producto.

Si observamos un silencio prolongado de nuestro proveedor, es mejor ponerse las pilas e intentar contactar con él, pues debe de existir algún tipo de problema. Pero ellos prefieren dejar pasar el tiempo, lo más conveniente es que nosotros pongamos cartas en el asunto y nos comuniquemos y así en el futuro el proveedor estará más dispuesto a comunicarse con nosotros.

establecer un contacto clave

Como en el juego infantil “el teléfono estropeado” cuantas más personas intervienen en la comunicación mayor es la posibilidad de que la información final no sea la que esperamos, motivo este por el que es conveniente designar a una única persona para que se comunique con el proveedor, así vamos a evitar confusiones o dar la información por duplicado.

Sería conveniente que dicha persona conozca el idioma local y la cultura, sino es así, nos conviene una persona que maneje un inglés sencillo sin problema.

Nos interesa un contacto cercano, que pueda conocer de primera mano el producto y el proceso de fabricación, no siempre es fácil, sobre todo cuando nos relacionamos con grandes fábricas y varios proyectos simultáneamente. 

Recuerde, lo más importante es reducir el número de personas que intervienen en la conversación.

Un inciso, queremos aportar algo importante dentro de un proceso de importación:

Utiliza WeChat

Se trata de un servicio de mensajería que podemos utilizar para proveedores chinos con los cuales no hemos logrado comunicarnos, por otro medio.

En occidente no estamos muy habituados a esta aplicación, pero su éxito en China es incontestable, contando con mil millones de usuarios dentro de los cuales más del 80 % lo utiliza con fines empresariales.

Es más, podemos concluir, que prefieren este sistema para sus relacione comerciales, pues no están tan habituados como en occidente al correo electrónico, prefiriendo la comunicación en línea.

No queremos decir que no siga usando los medios tradicionales, sino que contamos con otro medio para comunicarnos con nuestro proveedor, además de una manera más informal y cercana, lo que ayudará a crear vínculos con nuestro proveedor.

Si todavía no te has lanzado a instalar la aplicación, presentamos un argumento más a su favor, y es que trae incorporado un traductor en línea, lo que nos puede ayudar en nuestras relaciones comerciales.

Lista de verificación

Se trata de un documento en el que se le envían al proveedor todas las especificaciones, expectativas y requisitos técnicos de nuestro producto.  

Además de las muestras, la lista de verificación es una referencia más que además de funcionar como control de calidad, sirve de referencia para el producto que deseamos.  

El envío de una lista de verificación de control de calidad a su proveedor previa al proceso de fabricación es la mejor forma de darle a conocer los requisitos que debe cumplir nuestro producto. 

Las listas de control de calidad deben contener por norma general, la siguiente información:

  • Requisitos del producto
  • Requisitos de embalaje
  • Etiquetado del producto
  • Cualquier prueba a la que el producto deba ser sometido
  • Clasificar los defectos de calidad

Reunirse personalmente con tu proveedor

Somos conscientes de que existe una barrera económica que no todos los importadores pueden superar, pero creemos que el beneficio que podemos obtener de una visita a nuestro proveedor supera con creces el precio del viaje, si se va a tratar de una relación esporádica podemos prescindir de ello pero si vamos a establecer una relación duradera, lo más convenientes es preparar un viaje para conocer a nuestro proveedor.

Los proveedores chinos manejan una ingente cantidad de órdenes de comprar, pero si nos molestamos en conocerlos, estaremos dando seguridad al proveedor, lo cual, nos va a beneficiar directamente.

Además, no existe mejor comunicación, que una reunión física, en la cual planteemos todas las dudas al proveedor y de la misma manera el saldrá fortalecido y con un mejor conocimiento del enfoque de nuestra relación.

Empresa de inspección de terceros

El chino debemos de reconocer que es un obstáculo a veces insalvable, al menos eso parece, pero no es así, para eso existen las empresas de inspección de terceros, que van a facilitar la comunicación con nuestro proveedor de manera significativa.

Se trata de personal cualificado tanto en la cultura china como en el idioma chino, lo que permite una mejora en la comunicación y por consiguiente en nuestra relación comercial. Pues la comunicación es la base de toda relación humana y por consiguiente de toda relación comercial.

Además de ayudarnos a comunicarnos, nos van a aportar más información que necesitemos, como control de calidad, proceso de fabricación…

En resumen, contar con el apoyo de una empresa de inspección de terceros nos va a evitar un gran número de problemas futuros, y con ello, tiempo y dinero, debemos verla como una inversión y no como un gasto.

Confianza vs verificación

Son términos que en nuestra importación deben ser complementarios. Pero en toda nueva relación debemos obrar con la mayor diligencia posible y establecer poco a poco la confianza necesaria.

No podemos abandonar nuestra importación por entero al proveedor, pues somos nosotros los principales interesados.

Por lo tanto, debemos de confiar en el proveedor pero a la vez verificar todo lo que acontece, así podemos:

  • Inspección rutinaria de los productos
  • Muestras para comprobar la calidad del producto y que ésta se prolonga a lo largo del tiempo
  • Auditar a lo proveedores, para evitar algún que otro susto

Y si además este proceso lo realiza personal ajeno al proveedor pues mejor.

ideas claves

La comunicación es un pilar en nuestra importación y debemos de cuidarla y favorecerla, pues gran parte de nuestras expectativas dependen de una buena comunicación.

Se trata de un proceso relativamente sencillo, piense que no compartimos cultura ni un idioma común, sin tiene presente estos detalles a la hora de comunicarse los problemas seguro que se ven reducido considerablemente.

Una mejor comunicación va a ver incrementadas las ventajas de nuestra relación comercial exponencialmente.