Como comunicarnos correctamente con proveedores chinos.

Una comunicación correcta es fundamental en China y no hablamos únicamente del idioma.

Primera etapa de una importación.

La primera etapa de una importación es la selección de proveedores. Por ello, conocer cual es la forma adecuada de comunicarnos con ellos es lo primero en lo que debemos trabajar.

A continuación, hablaremos de cinco tácticas básicas que cualquier importador debe tener en cuenta. El éxito de nuestra importación, en parte, dependerá de como trabajemos la comunicación con el proveedor. Esto es debido a que, en caso contrario, tendremos problemas en la calidad, logística, características del producto, aduanas, etc.

 

Claro y conciso.

Ser claro y conciso con el proveedor no quiere decir que enviemos un mensaje al proveedor tal como. 

Hola, estoy interesado en su producto, por favor envíeme más información

El 80% de los proveedores ni siquiera contestaran tu petición, ya que reciben cientos de peticiones similares a diario. Por lo tanto, harán una criba, y tu decidirás con tu mensaje si vas a estar o no en esta selección previa.

No les cuentes tu vida o tu proyecto al proveedor, y enfócate en aportar información importante para tu producto. Los proveedores tienen que atender a decenas de clientes, y no se van a parar en felicitarte por lo bien que lo estás haciendo. Para lo que si se pararan, es para cotizarte precios, pero no podrán cotizar precios estimados si no aportas información como la siguiente: 

  • Plantilla descriptiva del producto.
  • Hoja de especificaciones.
  • Dibujos 2D/3D del diseño.
  • Archivos de etiquetas.
  • Lista de materiales.
  • BOM (Si fuese necesario)

 

Información como la anterior, es el lenguaje que todos entienden, pero sobretodo, el que quieren entender. Por ello, empezaremos a tener respuestas y buenos resultados si organizamos todo de forma profesional desde el minuto uno.

Lo más adecuado por supuesto, seria que el ingeniero de nuestro producto hablara directamente con el proveedor. Esta, seria la forma más adecuada de conseguir un producto tal cual lo queremos, pero no siempre es posible. Por ello, desarrolla viñetas, dibujos explicativos, y cualquier documento que pueda hacer ver claramente al proveedor cuales son nuestros objetivos.

debes llevar las riendas de tu proyecto.

Aunque parezca mentira, muchos compradores amateurs, tienen proyectos muy verdes, y intentan que los mismos proveedores les aclaren las ideas. No digo, que el proveedor no nos pueda aportar información complementaria, pero el comprador debe saber en todo momento como quiere enfocar la importación.

Por ello, es importante que, desde el principio, aportes información relevante para que el proveedor sepa que realmente conoces bien tu negocio. De esta forma, en conjunto, se podrán sacar conclusiones que aporten un valor real al proyecto.

Independientemente de si el importador es pequeño, mediano o grande, deberá llevar las riendas del proyecto. Especifica bien el pedido, organiza la estructura del control de calidad, solicita incoterms, negocia de forma adecuada, pon las condiciones, etc. Solo de ti dependerá el éxito del proyecto.

Un inciso, queremos aportar algo importante dentro de un proceso de importación:

Cuidado con la experiencia de los proveedores chinos.

Quizás no todos, pero si una gran parte de los proveedores chinos, son unos verdaderos expertos de su industria. Esto quiere decir que, leyendo la primera frase de tu primer correo, ya saben si eres o no, un importador experimentado.

Todos empezamos por primera vez, y no nacemos sabiendo, por ello debemos de tener en cuenta que posiblemente se nos escapen muchos aspectos. Aspectos como, por ejemplo:

  • ¿Sabemos cada uno de los certificados que se le exigirán a nuestro producto cuando entren en el país de destino? El proveedor puede que no lo sepa, o quizás si, pero, de todas formas, sino le conviene no hará por ayudarte. Si estas comprando juguetes para Europa y necesitas el EN71, el proveedor posiblemente lo sabrá, pero aunque no tenga este certificado, te los venderá de igual forma.
  • ¿Necesitas utilizar un contrato de venta en China? En china no se suelen utilizar, el proveedor ni siquiera te lo comentará. Eso sí, si tu quieres utilizarlo, déjalo claro desde el minuto uno. De igual forma, te recomiendo que leas este artículo sobre los contratos en china.
  • ¿Hay necesidad de realizar un control de calidad? O ¿Una prueba de laboratorio? Según el proveedor, en el 100% de los casos no. Pero es que resulta, que esto no depende de él, sino del importador. Por ello, coméntalo siempre al proveedor, y no aceptes un NO por respuesta. Con esto no quiero decir que haya que hacer inspecciones en todas las importaciones, pero al menos, que el proveedor sepa que estas dispuesto a hacerla. 

Los proveedores chinos trabajan en entornos con gran competitividad, grandes compradores, importadores experimentados, y por decirlo de alguna forma, están hechos de otra pasta. Esto de alguna forma, quiere decir que se aprovecharan del pez pequeño, o al menos, lo intentaran. De nosotros depende el prepararnos adecuadamente para que la relación comercial sea mutuamente beneficiosa.

Que conste, que con esto no quiero decir que los proveedores chinos sean los malos de la película, todo lo contrario, estoy de acuerdo con ellos. La razón es que con mucha frecuencia acuden importadores con proyectos que ni siquiera están en fase de inicio, es simplemente una mera idea. Esto, ha provocado que muchos proveedores tomen esta actitud para poder filtrar a este tipo de compradores, y puedan centrarse en importadores que realmente tengan un interés comercial para sus proyectos.

Ponte en su situación, posiblemente tu harías exactamente lo mismo.

WeChat, la herramienta fundamental en china

Los proveedores chinos entre sí ya no utilizan el correo electrónico, de hecho, en China esta herramienta dejo de ser efectiva hace años. Esto no quiere decir que los proveedores no tengan un correo, pero si lo tienen, es para contactar con importadores de occidente. 

Por lo tanto, partiendo de esto, ya debemos saber que no es su herramienta principal de comunicación, es decir, no le darán la preferencia que necesitamos.

¿Y cual es su herramienta de trabajo y comunicación principal? Aquí es donde entra WeChat. Esta herramienta es un chat en vivo, en el que los proveedores leerán tu mensaje al instante, y de igual forma, recibirás tu respuesta rápidamente. No vamos a ponernos a hablar de WeChat, solo tienes que ponerlo en Google y leer sobre esta fantástica herramienta. Lo que, si vamos a dejar claro, es que es la herramienta más eficiente para mantener una conversación comercial con nuestro proveedor chino.

Mediante WeChat se puede enviar cualquier tipo de archivo, exceptuando los que pesen más de la cuenta que los enviaremos mediante WeTransfer. Aquí los tendremos almacenados y guardados, al igual que cualquier conversación con el proveedor.

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  • Google+
  • Twitter

La flexibilidad en China, un factor crucial.

Fabricar en China tiene sus ventajas, y sus desventajas. Llamemos desventaja a la flexibilidad que hay que tener en relación con si fabricamos a nivel nacional.

Comprando a distribuidores nacionales, tu mercancía llegará sin ningún defecto, ya que tu distribuidor de encargo de filtrar los productos defectuosos de su fabricante, para enviar después la mercancía correctamente a su cliente. Como no, el precio de comprar a un distribuidor nacional será considerablemente más alto, que si compramos directamente al proveedor chino.

Esto no quiere decir, que si compramos en China aceptemos cualquier número de defectos. Para ello tenemos el AQL. Pero si tenemos que entender, que tendremos algunos defectos cuando nuestra mercancía china llegue al almacén. Para solucionar esto, trabajaremos en un sistema de recompensación previamente pactado con nuestro proveedor, y listo. 

Desde Imporalia trabajamos a diario con decenas de traders chinos. Y sin hacer controles de calidad, la mercancía llega con una tasa mínima de defectos a nuestros clientes. Esto no quiere decir que recomendemos no realizar controles de calidad, pero si hacemos referencia a que los controles que los mismos traders hacen en sus fábricas de confianza, son muy efectivos. Te recomendamos que leas este articulo para que entiendas a lo que nos referimos. 

Conclusiones.

Enfocamos nuestras entradas a problemas que habitualmente tienen nuestros clientes, y de igual forma, aportamos un contenido basado en experiencias que tenemos a diario.

Realmente, la misma cantidad de información que hay en internet es tanto relevante como irrelevante. Es importante filtrar por aportadores de información que sustenten el contenido mediante la experiencia en su sector. De hecho, esta es la única forma de conseguir resultados satisfactorios.

Si eres lector habitual de nuestro blog, sabrás que a diario intentamos ofrecer un contenido de calidad a nuestros lectores y clientes, algo que no siempre es fácil.

Por último, recordar el soporte completo que Imporalia ofrece a importadores de todo el mundo, gestionando y asesorando cualquier etapa de una importación desde china. 

¿Te llamamos?

De esta forma ayudamos a nuestros clientes en China.